Ter o controle de processos e prazos em um escritório de advocacia é uma tarefa fundamental para a otimização dos trabalhos. Anotações em agendas, utilização de planilhas para controle, leitura das publicações do diário oficial, tudo isso demanda bastante tempo e poderia ser melhor aproveitado com uma gestão correta e eficaz.
Todo gestor deseja manter seu escritório produtivo e eficiente. Desse modo, repensar um novo modelo para gerir esse ambiente é uma forma de melhorar a performance no setor jurídico, além de ampliar as oportunidades e relações na advocacia. Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas para otimizar sua gestão de processos e prazos. Confira agora!
1. Digitalize documentos
Os processos exigem que o advogado lide com uma grande quantidade de documentos. Isso gera bastante esforço quando o assunto é armazenamento de tudo em pastas e arquivos. Assim, para evitar qualquer problema no cumprimento de suas obrigações processuais, é preciso utilizar algum método de controle de processos para otimizar a gestão do escritório.
A digitalização é uma maneira eficiente e que facilita todo esse processo, notadamente com o advento das ações judiciais eletrônicas, que se tornaram uma prática rotineira nesse meio. Toda a documentação dos seus clientes e petições podem ser digitalizadas, a fim de simplificar a pesquisa e aumentar a agilidade.
Existem diversas ferramentas para isso e você deve optar por aquela que melhor atenda suas necessidades.
2. Monte um fluxo de trabalho eficiente
Contar com rotinas corretas auxilia a manter o controle de processos e prazos judiciais. Com as alterações nos procedimentos e a inserção da tecnologia pelos tribunais, várias atividades que demandavam ser realizadas fora do escritório agora podem ser feitas pelos advogados, sem a necessidade de deslocamentos.
Isso faz você ganhar tempo, mas exige planejamento árduo, pois, as possibilidades de erros podem aumentar. Assim, questões como emissão de guias, juntada de documentos ou algumas providências podem ser organizadas no escritório para ampliar a eficiência na gestão. Tudo isso agiliza o processo e evita falhas e esquecimentos de processos.
3. Utilize um software de gestão jurídico
Os softwares jurídicos são excelentes opções para ajudar com as rotinas da advocacia, principalmente quando o assunto é controle de processos e prazos. Eles contam com ferramentas que facilitam o cadastramento de clientes e processos e vinculam documentos digitalizados, por exemplo.
Esse sistema é uma ferramenta importante que auxilia em todas as operações rotineiras de um escritório de advocacia por meio da automatização. O software também disponibiliza opções como a criação de lembretes de audiências, armazenamento em nuvem para acessar dados de qualquer lugar para conferir processos etc.
Esses sistemas também fornecem funções relacionadas ao financeiro e geração de relatórios, ações que são importantes para ter total controle sobre pagamentos, inadimplência, análise dos resultados do escritório, entre outros.
Enfim, para quem deseja praticidade, utilizar ferramentas para ter o controle de processos e prazos é fundamental, já que, com o uso da tecnologia, o seu tempo e esforço será otimizado na rotina diária de um escritório de advocacia. Então, adote um software jurídico e tenha total controle dos seus processos!
E aí, gostou deste post? Então, que tal conferir agora 11 vantagens de um software jurídico para a gestão?