Ter o escritório próprio é um grande sonho para muitos advogados. Começar a trabalhar é só o primeiro passo. Para que a atividade seja mesmo rentável, é muito importante ter um bom controle de tudo que acontece. Aprender como organizar um escritório de advocacia é fundamental para quem quer dar conta de todo o trabalho sem sofrimento.
Quer se organizar melhor no escritório, mas não sabe por onde começar? Veja nossas dicas de organização para advogados a seguir!
1. Organize o controle de processos
Entender como organizar um escritório de advocacia começa em domar o fluxo de trabalho. O acompanhamento dos processos e da distribuição de tarefas exige uma quantidade relevante de tempo se não há uma organização de trabalho bem planejada.
A primeira coisa que deve ser avaliada é a necessidade de inserir manualmente todos os dados de um processo no controle. Já existem sistemas automatizados que dispensam esse trabalho, trazendo agilidade e economia para escritórios de diversos portes.
2. Controle o cadastro de clientes
Qual é a carteira de clientes do escritório? Quais são os dados de contato das pessoas e empresas atendidas? Tudo deve ser organizado para facilitar a busca de informações quando necessário.
O controle de cadastro de clientes também auxilia na troca de mensagens, orientações gerais e outras interações importantes que visam fortalecer o relacionamento do escritório com seus clientes.
3. Gerencie as finanças
O controle financeiro é a forma mais eficiente de garantir a rentabilidade de um escritório de advocacia. Para ter certeza de que o escritório não está pagando para trabalhar, é essencial contar com um controle financeiro consistente, que tenha um acompanhamento de receitas e despesas.
Quanto mais organizada for a vida financeira do escritório, maiores são as chances de crescimento. Com o gerenciamento das finanças, fica mais fácil projetar novos mercados de atuação, fazer investimentos e adotar novas tecnologias.
Em um mercado tão competitivo como o de advocacia, se manterá relevante quem tiver fôlego para acompanhar as mudanças e desenvolver formas de trabalho mais adaptadas.
4. Acompanhe compromissos e serviços de terceiros
Muitos compromissos na advocacia envolvem questões que podem prejudicar clientes. As audiências são um exemplo clássico, pois o prejuízo por não comparecer é enorme. Para evitar problemas, o controle da pauta e acompanhamento da execução dos trabalhos devem ser feitos de perto.
Quem usa o trabalho de parceiros e correspondentes também deve prestar atenção à documentação dos serviços. Hoje em dia, já existem vários tipos de software, como ferramentas avançadas de acompanhamento de audiências, que proporcionam a checagem de presença por GPS.
Adotar essas novidades é uma boa maneira de se organizar. e lidar com o fluxo de vendas, no caminho que um cliente percorre desde a prospecção até o encerramento do caso. Também lidamos os fluxos de processos, com ajuizamento e acompanhamento até o arquivo.
Portanto, para entender como organizar um escritório de advocacia, é importante perceber que tudo corre em fluxos. Há outros, menos evidentes, como o controle de contratos, a contratação de correspondentes e o contato com clientes, que também não podem ser perdidos de vista. Dessa forma, o escritório ficará mais organizado e eficiente.
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